Análise XYZ: A Chave para a Gestão Eficiente de Estoque nas Farmácias

Introdução

Gerenciar efetivamente o inventário é essencial para qualquer negócio. O controle de estoque adequado ajuda a evitar a escassez de produtos, reduzir custos desnecessários e otimizar os processos de suprimento. Nesse contexto, o modelo ABC-XYZ é uma abordagem amplamente utilizada que auxilia na classificação e controle dos itens de estoque.

O modelo ABC-XYZ combina duas técnicas de classificação: a análise ABC e a análise XYZ. A análise ABC classifica os itens de acordo com sua importância relativa em termos de quantidade vendida, enquanto a análise XYZ classifica os itens com base em sua variabilidade de demanda ou consumo. A combinação dessas duas classificações resulta em uma matriz que divide os itens de estoque em diferentes categorias, proporcionando uma visão mais clara de como priorizar e gerenciar cada item.

Classificação ABC

A classificação ABC é baseada no princípio de Pareto, que afirma que um pequeno número de itens geralmente representa a maioria do volume total de vendas. Essa análise divide os itens em três categorias:

• Categoria A: Itens de alta importância que representam uma parcela significativa do volume total do estoque. Esses itens geralmente requerem um controle mais rigoroso e uma gestão cuidadosa.
• Categoria B: Itens de importância moderada, que ocupam uma posição intermediária em termos de volume. Embora não sejam tão críticos quanto os itens da Categoria A, eles ainda exigem atenção e monitoramento adequados.
• Categoria C: Itens de baixa importância em termos de volume, mas que ainda devem ser gerenciados corretamente para evitar problemas de estoque. Esses itens geralmente têm uma demanda ou consumo menor.

Classificação XYZ

A classificação XYZ considera a variabilidade da demanda ou consumo dos itens de estoque. Essa análise divide os itens em três categorias:

• Categoria X: Itens com demanda ou consumo estável e previsível. Esses itens têm uma demanda constante e previsível ao longo do tempo.
• Categoria Y: Itens com demanda ou consumo moderadamente variáveis. Embora possam ter algumas flutuações, sua demanda é mais estável em comparação com os itens da Categoria X.
• Categoria Z: Itens com demanda ou consumo altamente variáveis e imprevisíveis. Esses itens geralmente apresentam uma demanda intermitente ou sazonal.

Combinação das Análises ABC e XYZ

Uma abordagem ainda mais eficaz para a gestão de estoque é combinar as análises ABC e XYZ. Essa combinação permite uma visão mais abrangente dos produtos, levando em consideração tanto a quantidade de itens vendidos quanto a variabilidade da demanda. Aqui está como você pode aplicar essa abordagem combinada:

Classificação ABC-XYZ

Primeiro, classifique os produtos usando a análise ABC com base na quantidade de itens vendidos mensalmente. Em seguida, aplique a análise XYZ para classificar os produtos com base na variabilidade da demanda. O resultado será uma matriz de 9 categorias (AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ) que considera ambos os aspectos.

Definição de Políticas de Estoque

• Produtos AX: Alta prioridade, demanda estável e alto volume. Mantenha altos níveis de estoque e reabastecimento automático.
• Produtos AY: Alta prioridade, demanda moderadamente variável. Reabastecimento regular com ajustes sazonais.
• Produtos AZ: Alta prioridade, demanda altamente variável. Monitoramento contínuo e estoques de segurança.
• Produtos BX: Prioridade média, demanda estável. Estoques moderados com reabastecimento regular.
• Produtos BY: Prioridade média, demanda moderadamente variável. Reabastecimento ajustado conforme necessário.
• Produtos BZ: Prioridade média, demanda altamente variável. Estoques mínimos com pedidos sob demanda.
• Produtos CX: Baixa prioridade, demanda estável. Estoques mínimos com reabastecimento ocasional.
• Produtos CY: Baixa prioridade, demanda moderadamente variável. Reabastecimento conforme necessário.
• Produtos CZ: Baixa prioridade, demanda altamente variável. Evitar manter estoque, pedidos sob demanda.

Exemplo de Classificação Combinada ABC-XYZ

Para ilustrar como combinar as análises ABC e XYZ, veja a tabela abaixo com dados fictícios de quantidade de itens vendidos mensalmente:

Explicação dos Dados

1. Produto: Nome do produto.
2. Quantidade de Vendas Mensal: Total de unidades vendidas mensalmente.
3. Desvio Padrão: Variabilidade das vendas mensais em unidades.
4. Média de Vendas Mensal: Média das vendas mensais em unidades.
5. CV (%): Coeficiente de variação, calculado como CV= (Desvio Padrão / Média de Vendas Mensal) × 100. Indica a variabilidade da demanda.
6. Categoria ABC: Classificação com base na quantidade de vendas mensal.
   • A: Itens de alta importância (os primeiros 70-80% do volume total de vendas).
   • B: Itens de importância moderada (os próximos 15-25% do volume total de vendas).
   • C: Itens de baixa importância (os últimos 5-10% do volume total de vendas).
7. Categoria XYZ: Classificação com base na variabilidade da demanda.
   • X: Itens com demanda estável e previsível (CV < 10%).
   • Y: Itens com demanda moderadamente variável (10% < CV < 25%).
   • Z: Itens com demanda altamente variável (CV > 25%).
8. Categoria Combinada: Combinação das classificações ABC e XYZ.

Aplicação da Tabela

• Produtos AX: Creme C é um item de alta importância com demanda estável, sendo crucial manter altos níveis de estoque e reabastecimento automático.
• Produtos AZ: Medicamento A e Suplemento B são itens de alta importância com demanda altamente variável, exigindo monitoramento contínuo e estoques de segurança.
• Produtos BY: Shampoo E é um item de importância moderada com demanda moderadamente variável, necessitando de reabastecimento ajustado conforme necessário.

Benefícios da Implementação da Análise ABC-XYZ

1. Melhor Alocação de Recursos
   • Ao priorizar os itens de alto volume e variabilidade, as empresas podem direcionar seus recursos para áreas mais críticas e obter um melhor retorno sobre o investimento em estoque.
2. Controle de Estoque Mais Eficiente
   • Ao aplicar estratégias de gestão adequadas para cada categoria, é possível otimizar o estoque, reduzindo custos de armazenamento e minimizando a ocorrência de estoque obsoleto ou excessivo.
3. Resposta Mais Rápida à Demanda
   • O monitoramento contínuo e a segmentação dos itens de acordo com sua variabilidade de demanda permitem uma resposta mais ágil às flutuações do mercado, garantindo um atendimento mais eficiente aos clientes.
4. Parcerias Colaborativas
   • O compartilhamento de informações de classificação ABC-XYZ com fornecedores estratégicos promove uma colaboração mais estreita, resultando em uma cadeia de suprimentos mais integrada e confiável.

Como Implementar o Modelo ABC-XYZ na Sua Farmácia

Para implementar o modelo ABC-XYZ na sua farmácia, siga estas etapas:

1. Coleta de Dados
   • Obtenha informações precisas sobre a quantidade de itens vendidos e a variabilidade de sua demanda ou consumo.
2. Classificação
   • Classifique os itens de estoque de acordo com as categorias ABC e XYZ, levando em consideração os critérios estabelecidos.
3. Estratégias de Gestão
   • Desenvolva estratégias de gestão específicas para cada categoria. Itens da Categoria A exigirão um controle mais rigoroso, enquanto itens da Categoria C podem ser gerenciados de forma mais simplificada.
4. Priorização de Recursos
   • Concentre os recursos e esforços nos itens de alta importância (Categoria A) e alta variabilidade (Categoria Z) primeiro, pois esses itens tendem a ter um impacto maior no desempenho geral do estoque.
5. Estratégias de Reabastecimento
   • Aplique políticas de reabastecimento adequadas para cada categoria. Itens da Categoria A podem exigir uma reposição mais frequente e precisa, enquanto itens da Categoria C podem ser reabastecidos de forma mais flexível.
6. Monitoramento Contínuo
   • Estabeleça um sistema de monitoramento contínuo para verificar a classificação dos itens de estoque ao longo do tempo. Isso permite ajustar as estratégias de gestão à medida que as demandas e os valores mudam.
7. Colaboração com Fornecedores
   • Compartilhe as informações de classificação ABC-XYZ com os fornecedores-chave para ajudar no planejamento conjunto de suprimentos e garantir uma cadeia de abastecimento eficiente.
8. Uso de Tecnologia
   • Considere a adoção de sistemas de gestão de estoque ou softwares especializados que possam auxiliar na classificação, monitoramento e controle dos itens de estoque de acordo com o modelo ABC-XYZ.

Conclusão

A combinação das análises ABC e XYZ é uma abordagem poderosa para a gestão de estoque em farmácias. Ao segmentar produtos com base na quantidade vendida e na variabilidade da demanda, é possível melhorar a precisão das previsões, otimizar os níveis de estoque, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes. Implementar essa abordagem requer uma análise cuidadosa e o uso de tecnologia adequada, mas os benefícios são significativos e duradouros.

Referências:

1. ASCM. (2021). The XYZs of Inventory Management. Disponível em: ASCM Insights
2. Priceva. (2021). XYZ Analysis. Disponível em: Priceva Blog
3. Pereira, M.C. (2021). Modelo ABC-XYZ para controle de estoque. Disponível em: LinkedIn